Apa itu PDF/A, dan kenapa sistem tertentu mewajibkannya?
PDF/A itu bukan PDF biasa. Ada sistem yang mewajibkannya, ada yang menolak PDF biasa. Di sini penjelasannya pakai bahasa sederhana, tanpa istilah yang bikin pusing.
Apa bedanya dengan PDF biasa?
PDF biasa boleh bergantung pada hal di luar file, misalnya font yang terpasang di komputer pembaca. Kalau font itu tidak ada, tampilan bisa berubah. PDF biasa juga boleh dienkripsi, berisi video, atau menjalankan skrip.
PDF/A melarang semua itu. Font harus disematkan, warna harus didefinisikan dengan jelas, tidak boleh ada password, dan informasi dokumen disimpan dalam format metadata standar. Hasilnya, file PDF/A benar-benar berdiri sendiri.
Jenis-jenis PDF/A
| Jenis | Berbasis | Keterangan |
|---|---|---|
| PDF/A-1b | PDF 1.4 | Paling lama dan paling luas didukung. Sering diminta sistem lama. |
| PDF/A-2b | PDF 1.7 | Mendukung kompresi lebih baik dan transparansi. Pilihan umum saat ini. |
| PDF/A-3b | PDF 1.7 | Boleh melampirkan file lain, misalnya data XML pada e-faktur. |
Huruf "b" berarti basic: tampilan dokumen dijamin sama. Ada juga level "u" yang mewajibkan teks bisa disalin dengan benar, dan level "a" untuk aksesibilitas penuh.
Kapan PDF/A dibutuhkan?
Biasanya ketika sistem yang menerima dokumen dirancang untuk arsip jangka panjang, misalnya sistem peradilan elektronik, aplikasi arsip instansi pemerintah, repositori skripsi di beberapa kampus, atau lembaga yang wajib menyimpan dokumen bertahun-tahun. Jika sistem tidak menyebutkan PDF/A, PDF biasa sudah cukup.
Cara mengubah PDF ke PDF/A
Gunakan PDF ke PDF/A, pilih standar yang diminta, lalu unduh hasilnya. Jika PDF kamu berpassword, hapus dulu dengan Buka Kunci PDF karena PDF/A tidak mengizinkan enkripsi.
Kapan orang Indonesia ketemu PDF/A
Orang Indonesia itu biasanya ketemu PDF/A saat berurusan dengan e-court, arsip instansi, atau sistem yang menyimpan dokumen jangka panjang. Di sana PDF biasa ditolak bukan karena isinya salah, tapi karena formatnya tidak dijamin tampil sama puluhan tahun lagi. Buat lamaran kerja atau pendaftaran CPNS, PDF biasa sudah cukup, jangan buru buru ubah ke PDF/A kalau tidak diminta. Kalau sistemmu memang minta PDF/A, ubah dengan PDF ke PDF/A, lalu buka lagi hasilnya dan pastikan isinya tidak berubah.